オフィス内の「時間泥棒」を降服させる方法

私が働いていたオフィスは、以前は「間仕切り農場」式のレイアウトで、騒がしくて気が散りやすい。最近、私たちは別のオープンレイアウトのオフィスに引っ越しました。そこのワークスペースの間には壁がありません。オープンなレイアウトはチームワークをより容易にするはずだったが、一部の人はそれがいつでも愚かな小さな問題や最新のオフィスゴシップで他の同僚を邪魔できることを意味しているように感じている。

問題は、電子メール、テキスト、携帯電話のメールが爆発し続けていることと、現在の妨害が発生していることで、1、2分間集中して仕事をすることはほとんど不可能になっていることだ。私は私のボスをとても気に入っていますが、彼も最大の妨害源のようです。彼は毎日私の机の前に5、6回散歩に来て、彼自身の言葉で言えば、それは「到着を報告する」ことになる。私は他の人（特にボス）に気を利かせたいと思っていますが、態度は乱暴に見えません。これについて何かいいアドバイスはありますか。——どうしようもない人

親愛なるどうしようもない人：あなたはこのようなことに頭を痛めている最初の人ではありません。デロイトコンサルティング（DeloitteConsulting）が発表した2014年の人的資本動向研究によると、全体の70%近くの上級管理者が、一日中情報と妨害に囲まれているため「重荷にたえない従業員」は生産性を牽引する「差し迫った」または「非常に重要な」要素だと考えていることが分かった。この調査は90カ国の2500人以上の管理者を対象に行われ、調査した研究報告書は、これまで約4%の会社がこの問題を解決するための簡単な政策や方案を発表していると発表した。

あなたのボスがこの4%に含まれていない以上、問題を解決するのはあなた自身に頼るしかありません。「誰かが電話をかけたり、立ち寄ったりして、『1分だけ時間を取ってもいいですか？』と言ったりしたとき、すべてが合理的に見えた」。間もなく出版される『時間を下げる大泥棒：盗まれた貴重な時間を取り戻す』（TheTime Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never Knew You Had）という本の著者エド・ブラウンは言う。「しかし、考えが中断されると、戻ってくるのは難しい。通常、あなたは最初からやり直すしかない。これは時間の浪費だけでなく、さらに多くのストレスにもなる」

ブラウンはコーエンブラウンマネジメントグループ（Cohen Brown Management Group）の共同創業者であり、同社はメリルリンチ（MerrillLynch)、シティバンク（Citibank）やプルデンシャル保険（Prudential）などの金融サービス業に従事する顧客は、時間管理コンサルティングサービスを提供している。ブラウン氏によると、多くの大企業では、仕事の時間の40%から60%が、特に同僚の妨害によって気になることに費やされているという。彼はこのような同僚これを「時間泥棒」と呼ぶ。ブラウン氏の観察によると、「社長は通常、従業員であるため、断ることができないと思う最悪の違反者だ」という。

断ってもいいかもしれない。私たちはほとんどの人が、たとえすべてではなくても、同僚は心配を減らしたいと思っていると仮定することができます。そこで、ブラウン氏は団結して、彼が「タイムロック」と呼ぶシステムを取り決めることを提案した。つまり、毎日の特定の数時間を2時から4時までのような特別な時間帯として定めています。その間、あなたは自分の本職に専念することができます。

ブラウン氏は、誰もがこのようなやり方を認めるにはいくつかの協議が必要だと認めた。しかし、同僚を説得して「邪魔しないでください」というスケジュールを作ることは、一般的に「すべての人のためになる簡単なことです」と考えている。彼は、一部のチームと部門が1、2週間試みた後に味をしめたことを発見した：仕事の効率が大幅に向上し、重荷に耐えられない従業員が少なくなった。そこで、彼らは「タイムロック」システムを制度踏襲に変えた。

また、ブラウン氏は、マスター仕事に集中して「到着」回数を制限するよう説得し、「人々が思っているほど大きなリスクは存在しない。重要なのは、毎日の特定の時間帯に私が完全に仕事に没頭できるようになれば、私の仕事の効率はさらに高くなることを強調することだ。そうすれば、ボスにも締め切りに間に合うメリットがある。「タイムロック」システムは管理者の福音であることは間違いありません。できるかどうかにかかわらず、最終的には自分のために迷惑をかけて注文した人は上司たちであるからです」

もし社長が忠告を聞かなかったらどうしますか。その時は代替案が出る番だ、『降服』時間大泥棒』という本はこれについて詳しく説明している（実演するまでもない）。実際には、手元の仕事を終えた後に会合や交流ができる時間を相談することが要約されています。

ブラウン本人の部下はすべて「タイムロック」の忠実な信者で、彼らはブラウンと座って交流する時間を約束することがよくある。「4時までに○○のプロジェクトをめぐって仕事をしなければならない。4時まで待ってから電話したらどうですか」。管理者として、もしこのような時に従業員の仕事の効率を破壊しなければならないならば、それは本当に愚かだ。

そう言っても間違いないかもしれないが、ブラウン氏は、「タイムロック」システムを真に尊重するために棚を下ろしたくないと言ったり、できないボスを目撃したことがあることを認めている。もしあなたのボスがこのような人であれば、「それだけの給料で生活しない限り、あなたは手元の仕事を捨てて、『私に何かお手伝いできることはありますか』と正直に言うしかありません」。

もう一度引用して、自分の時間を再制御することは、自分の習慣を変えなければならないことを意味するかもしれません。デロイトコンサルティング会社の研究によると、現在のビジネスパーソン層の平均的な注意の広さは約7分である。一部の理由は、彼らが毎日携帯電話を見る回数がほぼ150回に達していることにある。ブラウン氏が示した気を散らさない方法を試してみることにした場合は、「タイムロック」の集中期間中になったら、携帯電話もオフにしてみてはいかがでしょうか。このようなやり方は試してみる価値がある。